Tugas 3 Kelas APSI E

Feasibility Study dan

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)

Kelompok : 11

Nama Anggota : Rio Surya Fachrudin

NRP : 05111640000130

Kelas : Analisis dan Perancangan Sistem Informasi (E)

Pengertian tentang SIMPEG

Sistem informasi manajemen kepegawaian merupakan sebuah sistem yang dibuat untuk merancang format data kepegawaian serta mengatur sistem pengolahan, pelaporan, pengumpulan dan penyimpanan sistem informasi kepegawaian. Aplikasi kepegawaian ini biasanya diterapkan pada banyak instansi seperti instansi pendidikan, pemerintah, perusahaan, dan banyak lagi. SIMPEG ini dapat berjalan pada web ataupun juga pada desktop computer biasa.

Tujuuan adanya SIMPEG ini tentunya untuk memberikan dukungan pada integritas data yang diperoleh dari pegawai, kemudian untuk memberikan kemudahan dalam pemakaian serta mudahnya dalam pengelolaan data. Sehingga sebuah usaha/proyek dapat berajalan dengan lancar serta menerapkan fungsi-fungsi yang didukung nantinya dan pada bidang administrasi kepegawaian tentu dapat berjalan dengan efisien dan efektif.

Dari SIMPEG ini bisa untuk mencarikan data-data yang dibutuhkan misal data pegawai dengan mudah dan cepat. Untuk membatu pembuatan laporan perusahaan, SIMPEG ini juga bisa membantu apabila dibandingkan dengan cara manual. Sehingga dengan adanya SIMPEG ini dapat memudahkan pekerjaan yang relasi dengan kepegawaian. Melihat informasi pegawai dari suatu proyek/bisnis juga dapat dilakukan oleh SIMPEG.

Pengertian tentang Feasibility Study

Feasibility Study mempunyai arti dalam bahasa Indonesia adalah studi kelayakan. Secara kalimat berarti dapat menentukan layak atau tidaknya suatu proyek yang akan atau sedang berjalan. Secara pengertian, study kelayakan ini suatu analisis yang dapat dilakukan untuk menentukan serta menilai kemungkinan suatu proyek agar dijalankan secara efektif, ekonomis, serta efisien. Tujuan dari adanya Feasibility Study ini tentunya untuk membantu pelaku usaha dalam pengambilan keputusan dalam memilah dan memilih solusi alternatif yang tepat agar mencapai tujuan.

Pada tahap perencanaan biasanya studi kelayakan ini dilakukan, proyek apa saja yang biasanya dilakukan? Seperti infrastruktur, investasi barang/jasa, bisnis yang masih baru akan berjalan. Tujuannya tentu saja agar dapat menentukan keputusan apakah usaha/bisnis tersebut ini layak atau tidak dijalankan. Apabila tidak layak tentu tidak akan berjalan karena tidak akan memenuhi kriteria yang diharapkan.

Fungsi dari Feasibility Study

Tentunya bisa dilihat dari tujuan dari dilakukannya studi kelayakan adalah agar usaha tersebut bisa berjalan secara tepat dan pas agar mencapai keinginan. Namun tidak sampai disitu saja fungsinya. Masih banyak fungsi-fungsi dari dilakukannya studi kelayakan. Karena dapat menentukan resiko, identifikasi masalah kedepannya, mempunyai nilai peluang juga, serta apabila ancaman yang dapat merugikan usaha tersebut bisa berkurang. Sehingga feasibility study ini adalah salah satu metode yang dapat membantu untuk bisnis baru yang berkembang. Fungsi lainnya seperti :

Analisis pasar dari produk yang dijual
Identifikasi beberapa alasan untuk menjalankan proyek usaha
Menghitung apabila adanya potensi yang dapat memperlambat usaha
Memperhitungkan persaingan dari usaha lainnya
Memberikan analisis sumber biaya dan jumlahnya yang dibutuhkan
Menentukan langkah-langkah agar proyek usaha ini akan beroperasi

Sehingga terlihat dari beberapa fungsi diatas ini, feasibility study ini ternyata dapat menjadi kunci atau point penting dalam menentukan apakah proyek atau usaha ini berhasil atau tidak dalam perjalanan yang ditempuhnya.

Tipe-tipe Feasibility Study

Economic Feasibility Study

Dalam studi ini, adanya analisis tentang biaya pengeluaran suatu proyek dan dapat membantu perusahaan dalam memberikan penilaian proyek ini layak atau tidaknya dijalankan sebelum uang perusahaan dikeluarkan untuk menjalankan proyek ini. Penilaian ini tentunya menyangkut analisis biaya atau keuntungan yang penting bagi pemilik proyek.

Technical Feasibility Study

Secara nama yaitu technical berarti menyangkut tentang teknis pada perusahaan. Dan juga dapat membantu dalam penentuan apakah teknisnya sudah memenuhi standar sumber daya yang diperlukan untuk sebuah proyek dan apakah mampu merubah konsepnya menjadi sistem kerja terbaik

Operational Feasibility Study

Mempunyai tujuan untuk memberikan evaluasi dalam kemampuan dari suatu proyek dalam beroperasi secara efektif dan efisien setelah diterapkan dalam lingkungan produksi yang sesungghunya. Berdasarkan dari perhitungan ROI, BEP, NPV nantinya dapat diketauhi apakah positif atau negative nilainya

Legal Feasibility Study

Legal sendiri harus mempunyai kepatuhan terhadap aturan tentang perlindungan data, terhadap ketenaga kerjaan, terhadap hak cipta, dan aturan perizinan yang telah ditentukan perusahaan. Sehingga dalam proyek ini, menjadi perhatian yang serius sekali karena menyangkut hukum yang legal dan berlaku. Tujuannya untuk mencapai keamanan dan kenyamanan dalam melakukan hal yang legal.

Study Case SIMPEG

Dari pengertian diatas, SIMPEG ternyata jauh lebih banyak manfaatnya daripada melakukan secara manual. Dalam kasus ini, ada perusahaan yang mempunyai aplikasi kepegawaian yang memiliki basis Microsoft Excel dan Microsoft Word. Kemudian perusahaan juga mempunyai dana sebesar Rp. 300.000.000,00 untuk mengembangkan aplikasi kepegawaian agar lebih baik dan efisien. Tentu, biaya tersebut tidak boleh salah dalam penggunaannya. Misal dari pengembangan aplikasinya apakah perlu alat yang sesuai dengan penggunaannya, adanya biaya pelatihan karyawan untuk publikasi cara penggunaannya, adanya biaya operasional yang misal akan terjadi diluar rencana dari pengembangan aplikasi SIMPEG ini.

Dari hal diatas, maka ada beberapa langkah yang harus dihitung berdasarkan data yang dibutuhkan untuk pengembangan apliaksi ini. Seperti perhitungan Present Value (PV), Return of Investment (ROI), Break Event Point (BEV), dan Net Present Value). Dari perhitungan tersebut nantinya bisa dilihat apakah sesuai dengan tujuan yang diinginkan atau tidaknya. Tidak sampai disitu saja, kita juga membutuhkan beberapa estimasi biaya yang dapat dicantumkan. Estimasi tersebut antara lain :

Biaya untuk pengembangan aplikasi sejumlah 300.000.000
Estimasi efisiensi biaya sejumlah 70.000.000 per tahun
Pemasukan setiap tahun sejumlah 160.000.000
Waktu pengembalian investasi SIMPEG selama 60 bulan atau 5 tahun

Maka perhitungannya menurut Feasibility Analysis adalah :

Economic Feasibility Study

Ada dana sejumlah Rp. 300.000.000. bisa memperhitungkan estimasi biaya berdasarkan Present Value, Return of Investment, Break Event Point, dan Net Present Value)

Present Value

Merupakan penjelasan apabila nilai uang sekarang lebih besar daripada uang di masa depan. Meskipun nominal sama dengan saat ini. Karena bisa dipengaruhi ekonomi yang kurang stabil, harga bahan pokok naik turun, nilai investasi yang berubah setiap saat, dll. Present Value memiliki rumus seperti ini : PV = FV / (1 + r)^n

Penjelasan rumus :

FV = Future Value (nilai masa mendatang)

R = Rate diskon

N = jangka waktu (dalam tahun)

Sehingga dalam studi kasus bisa dimisalkan seperti dibawah ini :

Misalkan :

Jumlah dana saat ini = Rp. 300.000.000,00

FV = 345.000.000,00

R = 10%

n = 5 tahun

Sehingga perhitungannya seperti ini :

PV = Rp. 345.000.000 / (1 + 0.1)^5

= Rp. 345.000.000 / (1.1^5)

= Rp. 345.000.000 / 1.61051

= Rp. 214.217.856

Return of Investment

Merupakan rasio untuk menghitung seberapa efektif dari nilai investasi yang diberikan. Teknisnya adalah perhitungan laba bersih yang didapatkan dari nominal uang investasi yang telah dikeluarkan.

Rumusnya seperti ini =

ROI = Return of Investment

GOI = Gain from Investment (Nilai keuntungan = 345.000.000)

COI = Cost of Investment (Nilai Pengembangan = 300.000.000)

ROI = (GOI – COI) / COI

= (Rp. 345.000.000 – Rp. 300.000.000) / Rp. 300.000.000

= 0.15 => 15%

Break Event Point

Merupakan kondisi perusahaan apabila tidak mendapat laba dan tidak rugi juga. Sehingga semua biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan bisa tertutup dari pendapatan produknya, namun tidak mengalami keuntungan.

Rumusnya seperti dibawah ini :

BEP = Break Event Point

FC = Biaya fix (Rp. 160.000.000 = pendapatan setiap tahun)

P = harga jual (per unit = 3.500.000)

VC = Variable cost (biaya variable = 2.000.000)

Maka perhitungannya seperti dibawah ini :

BEP = FC / (P - VC)

= Rp. 160.000.000 / (Rp. 3.500.000 – Rp. 2.000.000)

= Rp. 160.000.000 / Rp. 1.500.000

= 106

Maka dari hasil diatas didapatkan harus mencapai 106 Bulan setelah SIMPEG ini dipublikasikan ke masyarakat umum

Net Present Value

Merupakan hasil perhitungan selisih antara pemasukan dan pengeluaran. Pemasukan dan pengeluaran harus sudah disesuaikan dengan memanfaatkan social opportunity cost of capital dicarikan selisihnya.

Rumusnya seperti dibawah ini :

NPV = Net Present Value

PV = Present Value

COI = Cost of Investment

NPV = PV – COI

= Rp. 214.217.856 – Rp. 300.000.000

= -85.782.144

Technical Feasibility Study

Kebutuhan perusahaan akan hal ini sangatlah penting, maka perusahaan wajib mempertimbangkan dari segala aspek kebutuhan yang penting seperti :

Bagian proses produksi sistem informasi
Menganalisis kebutuhan pasar yang terbaru
Aspek tenaga kerja yang efisien
Perkembangan teknologi dibanding milik perusahaan
Pengadaan untuk sumber produksi
Perangkat yang diperlukan untuk kinerja perusahaan (software/hardware)
Keperluan ketergantungan antar vendor

Operational Fesibility Study

Perusahaan membutuhkan beberapa hal untuk pengujian kelayakan operasionalnya, sehingga hal-hal yang diperlukan perusahaan antara lain :

Adanya program pelatihan untuk karyawan perusahaan
Membuat struktur organisasi perusahaan dengan baik dan lengkap
Membuatkan kriteria karyawan per divisi untuk menjalankan sistem
Membuatkan jobdesk dengan jelas dan teratur setiap karyawannya
Membuat skema keamanan data agar tidak terjadi kebocoran
Memikirkan tentang dukungan teknis dalam pengembangan selanjutnya.

Legal Feasibility Study

Dalam Legal Feasibility Study ini, konteksnya adalam pembuatan SIMPEG yang mana bisa termasuk analisis terhadap pelanggaran peraturan hukum yang berjalan atau tidak dalam pengembangan aplikasi ini. Sehingga harus melewati banyak pertimbangan agar dalam pembuatan aplikasi SIMPEG ini tidak terjadi hal-hal yang melewati batas norma hukum yang berlaku. Pertimbangannya seperti dibawah ini :